Una lista de series con sus respectivos tipos documentales a las que le son asignadas el tiempo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos, se les denomina TRD Tablas de Retención documental.
Dichas tablas identifican y reflejan las funciones institucionales, facilitan el manejo de la información, ayudan a la racionalización de la producción documental, permiten brindar un servicio eficiente y eficaz, entre muchos otros beneficios.
El AGN Archivo General de la Nación, mediante reglamento general de archivos (Acuerdo 07-1994), dispone como instrumento de control de la información, las tablas de retención documental y la Ley 594-2000 establece la obligatoriedad de elaboración, presentación y aplicación de este instrumento en las entidades del estado Colombiano.
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