Tablas de valoración documental

Las tablas de valoración documental son instrumentos mediante los cuales se organiza el archivo central de las compañías, estableciendo según las políticas y normas internas de la empresa, el tiempo de permanencia y la disposición final de sus documentos.

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación AGN, contempla que la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental TRD en los Archivos de Gestión, se denomina, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental TVD.

Tablas de retención documental TRD

Una lista de series con sus respectivos tipos documentales a las que le son asignadas  el tiempo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos, se les denomina TRD Tablas de Retención documental.

Dichas tablas identifican y reflejan las funciones institucionales, facilitan el manejo de la información, ayudan a la racionalización de la producción documental, permiten brindar un servicio eficiente y  eficaz, entre muchos otros beneficios.

El AGN Archivo General de la Nación, mediante reglamento general de archivos (Acuerdo 07-1994), dispone como instrumento de control de la información, las tablas de retención documental y la Ley 594-2000 establece la obligatoriedad de elaboración, presentación y aplicación de este instrumento en las entidades del estado Colombiano.

Tipos de documentos electrónicos

La información digital existente actualmente, contemplada en ceros y unos, es el código que el computador usa para interpretar los datos que representa.

A continuación se mencionan las tres clases de documentos que usan las tecnologías actuales:
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